Regulamin

Definicje

Niżej zdefiniowanym pojęciom pisanym z wielkiej litery nadano następujące znaczenie:

  1. Abonament – miesięczna lub roczna opłata za korzystanie z Aplikacji, określona w Umowie Głównej.
  2. Aplikacja – oznacza program komputerowy o określonej funkcjonalności działający pod nazwą „redintogreen”, udostępniany poprzez Internet, do którego autorskie prawa majątkowe przysługują Redintogreen.
  3. Dane – oznacza dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO, w tym dane kontrahentów, klientów lub użytkowników.
  4. Dalszy Podmiot Przetwarzający – oznacza podwykonawcę Procesora, któremu powierzone zostały Dane w celu wykonania Umowy głównej.
  5. Redintogreen/Procesor – oznacza REDINTOGREEN sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Tomasza Zana 11A, 20-601 Lublin, KRS: 0000571364, NIP: 5372631248 i REGON: 362236825, o kapitale zakładowym w wysokości 5.000 złotych, opłaconym w całości (dalej zwane „RIG”).
  6. Konsultant – oznacza osobę ze strony RIG zapewniającą Użytkownikom wsparcie w zakresie korzystania z Aplikacji lub świadczenia innych Usług.
  7. Klient/Administrator – oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub inna jednostkę organizacyjną posiadającą zdolność prawną, a nie mającą osobowości prawnej, której dane identyfikacyjne zostały podane na etapie rejestracji do Aplikacji.
  8. Oferta – oznacza dokument określający zakres i warunki cenowe Usług oraz Abonamentu.
  9. Regulamin – oznacza niniejszy regulamin, określający zasady korzystania z Aplikacji oraz świadczenia Usług przez RIG.
  10. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35).
  11. Usługi podstawowe – oznacza świadczone przez RIG usługi w okresie obowiązywania Umowy w ramach Wynagrodzenia. Zakres Usług podstawowych określa Umowa główna.
  12. Usługi dodatkowe  – oznacza świadczone przez RIG w okresie obowiązywania Umowy usługi w ramach dodatkowego Wynagrodzenia, uzgodnionego pomiędzy Klientem a RIG.
  13. Usługi  – oznacza Usługi podstawowe, Usługi dodatkowe oraz inne usługi świadczone przez RIG lub na jego zlecenie przez inne podmioty.
  14. Użytkownik – oznacza Klienta lub każdą inną osobę wskazaną przez Klienta do korzystania z Aplikacji w jego imieniu i na jego rzecz, bez względu na formę lub sposób wskazania RIG tej osoby (głównie poprzez podanie przypisanego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu kontaktowego).
  15. Umowa główna- oznacza zawartą pomiędzy Klientem, a RIG umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną, na warunkach określonych w Regulaminie lub w innych ustaleniach Stron.
  16. Wynagrodzenie – oznacza wynagrodzenie należne RIG w wysokości określonej w Umowie głównej.
  17. Umowa główna – oznacza przyjęcie przez osoby uprawnione do reprezentacji Klienta oferty przedstawionej przez RIG.

Postanowienia ogólne

  1. Przedmiotem Umowy jest sprzedaż abonamentu na korzystanie z Aplikacji, określenie zasad świadczenia Usług oraz przechowywania Danych w Aplikacji.
  2. Klient oświadcza, że jest uprawniony do przechowywania Danych w Aplikacji.
  3. O ile Strony nie postanowią zgodnie inaczej, Umowa jest zawierana pomiędzy Klientem a RIG o treści zgodnej z brzemieniem Umowy głównej oraz Regulaminu.

Aplikacja

  1. RIG w ramach Abonamentu udostępnia Aplikację, która wspiera Klientów w spełnianiu wymagań wynikających z przepisów RODO, w zakresie udostępnionych funkcjonalności określonych w Umowie głównej.
  2. Aplikacja jest udostępniana Klientowi w modelu SaaS, do którego dostęp Klient uzyskuje wyłącznie w trybie online, za pośrednictwem sieci Internet. Aplikacja jest zainstalowana na serwerach na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, wykupionych w ramach usługi hostingu, świadczonej przez podmiot trzeci tj. OVH.
  3. W okresie obowiązywania Umowy RIG, bez konieczności dodatkowego informowania Klientów, udostępnia nowe wersje Aplikacji, w tym aktualizacje, które mogą być wprowadzane w dowolnym zakresie, czyli takimi jakie one są, na co Klient wyraża zgodę. Klient zawsze posiada dostęp do najnowszej wersji produkcyjnej Aplikacji, która nie podlega indywidualnym modyfikacjom do potrzeb Klientów, przy czym RIG zapewnia, że wskutek aktualizacji nie nastąpią istotne ograniczenia funkcjonalności Aplikacji.
  4. RIG jest uprawniony do rozwoju lub modyfikacji Aplikacji, w szczególności w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, zgodnie z przyjętymi planami i polityką rozwoju. Zmiany nie będą stanowić zmiany Umowy. 
  5. RIG oświadcza, że jest uprawniony do udzielenia dostępu do zasobów aplikacji Klientom. Klient nie jest uprawniony do dalszego sublicencjonowania, ani do zwielokrotniania, modyfikowania lub rozpowszechniania Aplikacji z zastrzeżeniem pkt 6 poniżej.
  6. Klient ma prawo prowadzić w Aplikacji tyle odrębnych podmiotów ile określił z RIG w Umowie głównej.

Wymagania techniczne

  1. Po dokonaniu płatności przez Klienta, zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu, dostęp do Aplikacji jest zapewniany Użytkownikom wskazanym przez klienta, którzy posiadają sprzęt spełniający minimalne wymagania określone w niniejszym Regulaminie.
  2. Korzystanie z Aplikacji wymaga:
    1. posiadania aktywnego konta poczty elektronicznej,
    2. urządzenia z dostępem do Internetu, z zainstalowaną przeglądarką internetową Chrome w wersji 61 lub nowszej albo Internet Explorer w wersji 11 lub nowszej albo Firefox w wersji 56 lub nowszej albo Safari w wersji 11.0 lub nowszej.
  3. RIG zastrzega sobie możliwość, uprzednio informując Klientów, prowadzenia prac technicznych dotyczących Aplikacji, co może skutkować niedostępnością Aplikacji przez czas niezbędny do wprowadzenia zmian, aktualizacji, dodawania nowych funkcji, usuwania funkcji, które się nie sprawdziły lub naprawy błędów lub awarii, przeprowadzenia konserwacji. RIG zapewnia dostępność Aplikacji na poziomie nie mniejszym niż 98% w skali miesiąca, z wyłączeniem zaplanowanych i komunikowanych Klientowi z wyprzedzeniem – prac konserwacyjnych.
  4. W razie konieczności przywrócenia instancji Aplikacji z dostępnego backupu – odbędzie się to w czasie nie dłuższym niż 2 RBD od momentu odzyskania dostępności wymaganej przez Aplikację infrastruktury, ale nie dłużej niż 4 RBD od zgłoszenia awarii.
  5. RIG nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Aplikacji spowodowaną działaniem systemów informatycznych nieadministrowanych przez RIG, a niezbędnych dla udostępnienia i prawidłowego działania Aplikacji, w tym za świadczenie usług przez podmioty udostępniające łącza internetowe, przestrzeń serwerową lub z innych przyczyn wypełniających znamiona siły wyższej. 
  6. Użytkownik nie może wykorzystywać Aplikacji w sposób sprzeczny z Regulaminem.
  7. Użytkownik nie może dostarczać za pomocą Aplikacji treści bezprawnych, naruszających dobre obyczaje lub obraźliwych. W razie otrzymania przez RIG urzędowego zawiadomienia lub wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze przechowywanych danych dostarczonych przez Użytkownika, RIG może uniemożliwić dostęp do tych danych oraz nie będzie ponosić odpowiedzialności względem Użytkownika za szkodę powstałą w wyniku uniemożliwienia dostępu do Danych o treści bezprawnej.
  8. Udostępnienie Aplikacji przez Klienta osobom innym aniżeli Użytkownicy wykracza poza granice dozwolonego użytku, zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz wymaga odrębnej zgody RIG.
  9. Klient ma prawo udostępniać dostęp do Aplikacji nieograniczonej liczbie osób, które wyznaczył do obsługi Aplikacji. 

Dostęp do Aplikacji

  1. W celu uzyskania dostępu do Aplikacji należy podpisać Umowę główną, zaakceptować Regulamin oraz opłacić wymagane Wynagrodzenie. Po otrzymaniu Wynagrodzenia, RIG przekaże dane do rejestracji pierwszego Użytkownika – administratora po stronie Klienta: e-mail (będzie stanowił login do Aplikacji) i hasło, a także adres strony. Udzielenie dostępu do Aplikacji nie oznacza potwierdzenia płatności.
  2. Od momentu udostępnienia loginu i hasła, Użytkownik – administrator może korzystać z Aplikacji, w tym dodawać kolejnych Użytkowników. Od tego momentu Klienta łączy z RIG Umowa, chyba że Strony ustalą inaczej.
  3. Osoba reprezentująca osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną podczas rejestracji do Aplikacji musi być uprawniona do zawarcia Umowy i w tym zakresie oświadcza, że jest właściwie umocowania do zawarcia Umowy w imieniu i na rzecz Klienta.
  4. Użytkownik musi chronić swój login i hasło i nie ujawniać ich innym, nieuprawnionym osobom. W razie, gdyby Użytkownik miał podejrzenie, że ktoś nieuprawniony mógł uzyskać jego login lub hasło to powinien je natychmiast zmienić.
  5. W celu przeciwdziałania udostępnieniu Aplikacji osobom nieuprawnionym Użytkownik powinien w szczególności:
    1. używać haseł o podwyższonym stopniu skomplikowania,
    2. z rozsądną częstotliwością dokonywać zmiany haseł, 
    3. nie umożliwiać pracy z dedykowanego mu konta innym osobom.
  6. RIG zaleca się wprowadzenie procedury bezpieczeństwa informatycznego u Klienta, celem ustalenia zasad związanych z obsługą i dostępem do Aplikacji.

Rejestry i Analiza ryzyka

  1. Użytkownik po zalogowaniu się do Aplikacji otrzymuje dostęp do modułu umożlwiającego przygotowanie i prowadzenie dokumentacji, które mają stanowić ułatwienie w zakresie spełniania przez Klienta obowiązków wynikających z RODO.
  2. Udostępniane rejestry służą ewidencji informacji wymaganych przepisy RODO. Użytkownik powinien na bieżąco dokonywać zmian w Rejestrach, tak aby odzwierciedlały one stan faktyczny i aktualnie zachodzące procesy przetwarzania Danych. Klient ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych umieszczanych w Rejestrach.
  3. W okresie obowiązywania Umowy Klient jest uprawniony do pobrania Rejestrów i utrwalenia techniką zapisu elektronicznego w pamięci komputerów, a także w postaci wydruku. Klient ma prawo do korzystania z wszystkich wygenerowanych z systemu dokumentów również po zakończeniu umowy.
  4. W związku z korzystaniem z Usług, w tym w szczególności prowadzeniem Rejestrów, Użytkownik może przechowywać Dane w Aplikacji w granicach możliwości technicznych Aplikacji.

Usługi

  1. W ramach Wynagrodzenia w okresie obowiązywania Umowy RIG świadczy Usługi podstawowe, których zakres został określony w Umowie głównej.
  2. W przypadku usług wychodzących poza zakres Usług podstawowych, Klient może skorzystać z Usług dodatkowych, składając w tym zakresie odrębne zamówienie.
  3. W przypadku rozbieżności pomiędzy Regulaminem, a postanowieniami Umowy głównej, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy głównej.
  4. Klient zobowiązuje się do współpracy w zakresie realizacji postanowień Umowy.
  5. W przypadku rozbieżności pomiędzy wynagrodzeniem, określonym w Ofercie, a postanowieniami Umowy głównej, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy głównej.

Wynagrodzenie

  1. Z tytułu udzielenia dostępu do Aplikacji, oraz świadczenia Usług podstawowych, Klient jest zobowiązany do zapłaty RIG Wynagrodzenia w wysokości wskazanej w Umowie głównej. Z tytułu świadczenia innych usług, w tym Usług dodatkowych, Klient jest zobowiązany do zapłaty RIG dodatkowego Wynagrodzenia w wysokości wskazanej w Ofercie lub w zamówieniu lub Umowie głównej.
  2. Z zastrzeżeniem odmiennych ustaleń Stron, wysokość Wynagrodzenia jest kalkulowana i ustalana na podstawie Oferty.
  3. Wynagrodzenie zostanie powiększone o należny podatek VAT, obowiązujący w dniu wystawienia faktury VAT.
  4. W zależności od modelu Wynagradzania udostępnianego przez RIG Wynagrodzenie jest:
    1. płatne jednorazowo z góry, za cały okres na który jest zawierana Umowa, w terminie wskazanym na fakturze VAT, lub
    2. płatne okresowo, na podstawie faktury VAT, która będzie wystawiona za dany okres, z 7-dniowym terminem płatności liczonym od dnia wystawienia faktury. Okres będzie ustalony w Umowie głównej. 
  5. Klient oświadcza, że akceptuje wystawianie i przesyłanie przez RIG faktur VAT w postaci elektronicznej. Faktury te będą przesyłane na adres e-mail Klienta, podany w Umowie głównej. Kupujący może w każdym momencie cofnąć zgodę na przesłanie faktury w formie elektronicznej, przesyłając odpowiednią wiadomość na adres e-mail RIG.
  6. Za datę płatności uważa się datę wpływu Wynagrodzenia na rachunek RIG.
  7. W przypadku opóźnienia w zapłacie Wynagrodzenia lub jego części przekraczającego 3 dni, RIG jest uprawnione, po uprzednim pisemnym wezwaniu do zapłaty z wyznaczeniem dodatkowego, co najmniej 7-dniowego terminu, do powstrzymania się ze świadczeniami na rzecz Użytkownika, w tym zablokowaniem dostępu do Aplikacji. Ponadto w przypadku opóźnienia w zapłacie całości lub części Wynagrodzenia RIG jest uprawniony do naliczenia odsetek ustawowych.
  8. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy przed upływem danego okresu z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Klienta, Wynagrodzenie jest płatne w całości, nawet jeżeli wobec rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy została zrealizowana tylko część takiej usługi.
  9. W przypadku wypowiedzenia przez Klienta Umowy w trybie przewidzianym przez niniejszy Regulamin, Wynagrodzenie jest płatne proporcjonalnie do stopnia w jakim usługi zostały zrealizowane.

Poufność

  1. RIG zobowiązuje się do zachowania w poufności danych przetwarzanych w Aplikacji, przyjmując, że dane te stanowią przedmiot tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. RIG zobowiązuje się ponadto do wykorzystywania Danych wyłącznie na potrzeby ich przetwarzania w Aplikacji lub świadczenia innych Usług na rzecz Klienta, chyba że Użytkownik wyrazi zgodę na inny sposób wykorzystania Danych.
  2. Zobowiązanie RIG do zachowania w poufności Danych obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy, jak również po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu przez okres 5 lat, z zastrzeżeniem, że RIG jest uprawniony do:
    1. ujawnienia Danych Użytkownikom,
    2. ujawnienia Danych doradcom, radcom prawnym, adwokatom, podmiotom świadczącym usługi IT, pracownikom, współpracownikom, którzy świadczą usługi lub współpracującą z Klientem, jedynie w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania umowy,
    3. ujawnienia Danych Organom władzy publicznej lub wymiaru sprawiedliwości, żądających ujawnienia na podstawie przepisów prawa,
    4. ujawnienia Danych członkom Zarządu, Rady Nadzorczej, doradcom, pracownikom, współpracownikom, podmiotom świadczącym usługi na rzecz RIG, w tym usługi IT, hostingu, przy współpracy z którymi RIG wykonuje Umowę, pod warunkiem uprzedniego ich zobowiązania do zachowania w poufności ujawnianych Danych oraz jedynie w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania umowy.
  3. Do Informacji Poufnych nie są zaliczane informacje, które spełniają którykolwiek z poniższych warunków: 
    1. są znane publicznie w chwili ich przekazywania RIG albo stają się publiczne równocześnie z ich przekazaniem RIG, o ile nie nastąpi to w wyniku naruszenia przez RIG zobowiązań do zachowania poufności wynikających z niniejszej Umowy;
    2. zostały opracowane samodzielnie przez RIG, bez opierania się na Informacjach Poufnych;
    3. zostały podane przez drugą Stronę do publicznej wiadomości, lub których obowiązek podania do publicznej wiadomości wynika z  obowiązujących przepisów prawa;
    4. zostają ujawnione wyłącznie na podstawie uprzedniej zgody Klienta na ich ujawnienie;
    5. które zostały uzyskane od osoby trzeciej, uprawnionej do udzielenia takich informacji i nie objętej żadnym zobowiązaniem do zachowania poufności takich informacji.

Odpowiedzialność

  1. RIG odpowiada za wykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, do wysokości łącznej Wynagrodzenia rocznego, otrzymanego w roku, w którym zaistniała szkoda. Ograniczenie to nie dotyczy odpowiedzialności za naruszenie zobowiązania do zachowania poufności oraz zasad ochrony danych osobowych.
  2. Odpowiedzialność RIG obowiązuje także po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, niezależnie od tego, w jakim trybie doszło do jej rozwiązania czy wygaśnięcia.
  3. RIG nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą, przez którą należy rozumieć zdarzenie nagłe, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia w chwili zawarcia umowy i niezależne od Stron, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności, a w szczególności następujące zdarzenia (o ile spełniają powyższe cechy): klęski żywiołowe, niezapowiedziane przerwy w dostawie energii elektrycznej, strajki o zasięgu krajowym, akty władzy państwowej np. stan wojenny, stan wyjątkowy, działania wojenne, akty sabotażu i terroryzmu, stan epidemii, blokady i embarga.
  4. Użytkownik ponosi całkowitą odpowiedzialność za wprowadzane do Aplikacji Dane.
  5. Klient korzysta z Aplikacji samodzielnie i ponosi wyłączną odpowiedzialność w zakresie poprawnej realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych z jej wykorzystaniem, w tym poprawności przeprowadzenia analizy ryzyka.

Komunikacja, oświadczenia

  1. Użytkownicy i RIG będą się kontaktowali przesyłając wiadomości odpowiednio na wskazane przez każdą ze stron adresy e-mail, telefonicznie lub za pośrednictwem udostępnianych przez RIG komunikatorów.
  2. Klient upoważnia osobę wskazaną w Umowie głównej do komunikowania się z RIG, w tym do składania wiążących oświadczeń lub zapewnień. Osoba wskazana przez Klienta do kontaktu jest Użytkownikiem, chyba że Klient postanowi inaczej.
  3. O ile Regulamin nie stanowi inaczej, Strony ustalają jako obowiązującą w relacjach związanych z wykonywaniem Umowy elektroniczną lub pisemną formę składania oświadczeń woli lub zapewnień. Tak złożone oświadczenia są dla każdej ze Stron prawnie skuteczne. 
  4. Dane podawane przez Użytkowników muszą być prawdziwe i nie mogą naruszać praw innych osób.
  5. W razie zmiany danych dotyczących Użytkownika, jest on zobowiązany niezwłocznie zaktualizować te dane za pośrednictwem odpowiednich funkcji w Aplikacji lub w inny wskazany przez RIG sposób, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Do czasu aktualizacji danych RIG przesyła wiadomości do Użytkownika na dotychczas podany adres e-mail, telefonuje na dotychczasowy numer telefonu.

Reklamacje

  1. Użytkownik może składać reklamacje związane z funkcjonowaniem Aplikacji lub świadczeniem Usług na adres siedziby RIG, w formie pisemnej, z dopiskiem „reklamacja”, lub przesyłając wiadomość elektroniczną na wskazany przez RIG adres e-mail.
  2. Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Użytkownika oraz zawierać zwięzły opis zdarzenia uzasadniającego reklamację, wraz z jej uzasadnieniem.
  3. RIG rozpatruje reklamacje w terminie 30 dni od jej otrzymania. Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana na adres e-mail Użytkownika. W bardziej skomplikowanych przypadkach RIG może kontaktować się z Użytkownikiem, aby uzyskać dodatkowy opis problemu, przy czym nie wpływa to na termin rozpatrzenia reklamacji.

Blokada

  1. RIG może zablokować Aplikację w razie, gdy będzie mieć uzasadnione podstawy do uznania, że osoba nieuprawniona próbuje uzyskać dostęp do Aplikacji. O blokadzie RIG poinformuje niezwłocznie Użytkownika przesyłając wiadomość na jego adres e-mail.
  2. Blokada może zostać również nałożona na wniosek Użytkownika. W tym celu Użytkownik musi wysłać wiadomość na adres e-mail RIG.
  3. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się z blokadą lub chce zdjąć blokadę musi wysłać wiadomość na wskazany przez RIG adres e-mail, po otrzymaniu której RIG wyjaśni sytuację i niezwłocznie przywróci możliwość korzystania z Aplikacji lub przekaże Użytkownikowi dalsze instrukcje co do przywrócenia dostępu do Aplikacji. RIG może również samodzielnie zdecydować o zdjęciu blokady.

Dane osobowe

  1. Niniejsze Postanowienia mają zastosowanie do przetwarzania Danych przez RIG w imieniu Klienta. Klient oświadcza, że jest administratorem powierzanych Danych, natomiast RIG jest podmiotem przetwarzającym, z wyłączeniem przypadku, w którym Klient występuje w roli podmiotu przetwarzającego Dane, wówczas RIG pełni rolę dalszego podmiotu przetwarzającego (podwykonawcy).
  2. Klient powierza RIG na czas obowiązywania Umowy do przetwarzania Dane a RIG zobowiązuje się do ich przetwarzania, na warunkach określonych niniejszymi postanowieniami.
  3. RIG powierza przetwarzanie Danych Dalszym Podmiotom Przetwarzającym świadczącym usługi utrzymania i rozwoju Aplikacji, usługi hostingu, oraz obsługi klientów. Klient wyraża zgodę na dalsze powierzanie przetwarzania Danych przez RIG.
  4. Kategorie osób, których przetwarzanie Klient powierza RIG w celu wykonania Umowy stanowią pracownicy, współpracownicy, Użytkownicy oraz kontrahenci, a także osoby których dane dotyczą zgłaszające żądanie lub naruszenie. W związku z powierzeniem RIG przetwarzał będzie podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak: imię i nazwisko,  adres e-mail, numer telefonu, adres, zajmowane stanowisko.
  5. RIG będzie w szczególności wykonywał następujące operacje dotyczące powierzonych danych osobowych: zbieranie, utrwalanie, przekazywanie, przechowywanie, usuwanie, wykorzystywanie w celu wykonania Umowy, ujawnianie innym podmiotom zgodnie z przepisami prawa, postanowieniami Umowy lub na polecenie Klienta. Dane osobowe będą przez RIG przetwarzane w formie elektronicznej w systemach informatycznych oraz w formie papierowej, jeśli zaistnieje taka potrzeba.
  6. RIG oświadcza, że:
    1. przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega RIG. Wówczas w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania RIG poinformuje Klienta o tym obowiązku prawnym, o ile przepisy prawa nie zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. Strony postanawiają, że Umowa stanowi także polecenie w rozumieniu postanowień niniejszego punktu,
    2. zapewnia, że osobom przetwarzającym Dane udzielone zostały upoważnienia do przetwarzania Danych oraz zobowiązały się do zachowania tajemnicy także po ustaniu zatrudnienia lub współpracy z RIG lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
    3. podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO,
    4. biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
    5. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne dla RIG informacje, RIG pomaga Klientowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO,
    6. po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy zależnie od decyzji Klienta usuwa albo zwraca mu wszelkie Dane oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie Danych,
    7. w ciągu 7 dni od usunięcia lub zniszczenia danych przesyła Klientowi pisemne potwierdzenie wykonania tych czynności,
    8. bezzwłocznie udostępnia Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia oraz umożliwia Klientowi przeprowadzanie audytu, przy czym Klient zobowiązuje się do prowadzenia audytu zgodnie z najlepszymi praktykami i zasadami bezpieczeństwa teleinformatycznego,
    9. niezwłocznie informuje Klienta, jeśli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO,
    10. prowadzi rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania wymagane na mocy art. 30 ust. 1 i 2 RODO oraz, w  zakresie dotyczącym przetwarzania Danych w imieniu Klienta, udostępnia je Klientowi bezzwłocznie na żądanie,
    11. przetwarza Dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie, 
    12. zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisów RODO,
    13. posiada niezbędną wiedzę w zakresie bezpiecznego przetwarzania Danych, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wykwalifikowany personel oraz daje rękojmię należytego wykonania niniejszej Umowy,
    14. nie przekazuje Danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej [czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”) bez zgody Klienta],
    15. zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych otrzymały odpowiednie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych,
    16. współpracuje z Urzędem Ochrony Danych Osobowych w zakresie wykonywanych przez niego zadań.
  7. Jeśli w celu wykonania w imieniu Klienta konkretnych czynności przetwarzania RIG skorzysta z usług Dalszego Podmiotu Przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostają na podstawie odrębnej Umowy obowiązki ochrony danych zgodne z przepisami RODO, w tym obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO. Jeśli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Klienta za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na RIG.
  8. Mając na uwadze stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Klient i RIG wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stosownym przypadku:
    1. pseudonimizację i szyfrowanie Danych;
    2. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
    3. zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności Danych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; oraz 
    4. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
  9. Mając na uwadze stopień bezpieczeństwa konieczny do utrzymania, uwzględnia się ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, zwłaszcza wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do Danych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
  10. Strony podejmą działania w celu zapewnienia, aby każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Klienta lub RIG, a mająca dostęp do Danych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Klienta, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego.
  11. RIG po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin zgłasza to Klientowi, informując co najmniej o: 
    1. charakterze naruszenia ochrony danych osobowych, ze wskazaniem kategorii osób, których dane dotyczą oraz przybliżoną ich liczbę, kategorie wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
    2. Imieniu i nazwisku koordynatora ds. RODO,
    3. możliwych konsekwencjach naruszenia ochrony danych osobowych oraz
    4. zastosowanych lub proponowanych środkach przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach zastosowanych środkach w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
  12. RIG zapewni, aby z Dalszymi Podmiotami Przetwarzającymi zostały zawarte umowy zapewnianiające co najmniej tego samego poziomu ochrony danych, co poziom wymagany w stosunku do RIG na podstawie Umowy.
  13. RIG informuje drogą elektroniczną lub w Aplikacji o Dalszych Podmiotach Przetwarzających lub o ich zmianie, dając tym samym Klientom możliwość wyrażenia sprzeciwu, przy czym wyrażenie sprzeciwu może wiązać się z wypowiedzeniem Umowy przez RIG.
  14. RIG będzie udostępniać Klientowi Dane osób, których dotyczą dane administrowane przez Klienta, oraz umożliwi realizację wniosków osób, których dotyczą dane, o wykonanie ich praw wynikających z RODO. RIG uwzględni uzasadnione wnioski Klienta o pomoc w udzieleniu odpowiedzi na takie wnioski osoby, której dotyczą dane.
  15. Jeśli RIG otrzyma od osoby po stronie Klienta, której dotyczą dane, wniosek o wykonanie jej praw wynikających z RODO, wówczas przekaże taki wniosek do Klienta w ciągu 3 dni roboczych.
  16. RIG może także przesyłać Dane Osobowe, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.
  17. Przedmiot przetwarzania jest ograniczony do Danych objętych zakresem RODO, a okres przetwarzania danych będzie odpowiadać okresowi obowiązywania Umowy. Rodzaje Danych przetwarzanych na podstawie Umowy obejmują dane wyraźnie wskazane w art. 4 Rozporządzenia, a także inne Dane przesłane przez Klienta do Aplikacji.
  18. Niezależnie od postanowień zawartych w Umowie RIG może udostępniać dodatkowe informacje o sposobach wypełniania przez RIG zobowiązań wynikających z RODO, w tym na przykład w ramach dokumentacji dotyczącej prywatności.
  19. Klient spełni w stosunku do Użytkowników obowiązek informacyjny, w zakresie określonym w art. 13 RODO.

Obowiązywanie umowy

  1. O ile Strony nie postanowią inaczej, Umowa jest zawierana na czas oznaczony 12 miesięcy, po upływie którego automatycznie przedłuża się na kolejny okres 12 miesięcy, chyba że Klient wyrazi sprzeciw na przedłużenie obowiązywania Umowy lub RIG postanowi zaprzestać świadczenia usług objętych Regulaminem, o czym zawiadomi Klienta w terminie 30 dni przed upływem okresu obowiązywania Umowy.
  2. RIG może wypowiedzieć Umowę wyłącznie z ważnego powodu, za który uważa się wyłącznie jeden z poniższych powodów:
    1. jeżeli Użytkownik wykorzysta lub spróbuje wykorzystać Aplikację do popełnienia przestępstwa,
    2. jeżeli Użytkownik będzie zalegał przez co najmniej 30 dni z zapłatą wobec RIG całości lub części Wynagrodzenia, pomimo uprzedniego, bezskutecznego wezwania do zapłaty,
    3. jeśli Użytkownik narusza warunki Umowy głównej lub regulaminu pomimo uprzedniego, bezskutecznego wezwania do zaniechania.
    4. jeżeli Użytkownik wyraził sprzeciw wobec zaangażowania przez RIG Dalszego Podmiotu Przetwarzającego.
  1. Poza zakończeniem Umowy zgodnie z pkt 1 powyżej, Klient może wypowiedzieć Umowę w przypadku 1) niedostępności Aplikacji przez czas dłuższy, aniżeli wskazany w Regulaminie, 2) braku lub niedostępności w Aplikacji funkcjonalności określonych w Umowie głównej.
  2. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy lub sprzeciwie może być złożone przez każdą ze Stroną elektroniczne na wskazane adresy e-mail. Umowa ustaje z upływem 30 dni od momentem otrzymania tego oświadczenia.
  3. Do czasu upływu okresu wypowiedzenia Klient jest zobowiązany do pobrania z Aplikacji wprowadzonych Danych, z uwagi na możliwość ich usunięcia z Aplikacji po upływie okresu wypowiedzenia.

Zmiana regulaminu

  1. RIG zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu lub wydania w jego miejsce nowego Regulaminu z co najmniej jednego ważnego powodu, za które strony w szczególności uważają:
    1. wydanie orzeczenia sądu powszechnego lub wydanie decyzji, zalecenia, rekomendacji, opinii lub innego aktu przez organ administracji publicznej, w tym Prezesa Urzędu Ochrony Danych lub inny organ nadzorujący państwa UE,
    2. zmiana stanu prawnego skutkująca koniecznością wprowadzenia zmian w Regulaminie,
    3. wprowadzenie nowych produktów lub usług, lub zmiana przez RIG istniejących funkcji, produktów lub świadczonych usług w celu zwiększania   poziomu bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych lub polepszenia użyteczności udostępnianych funkcji, produktów lub świadczonych usług,
    4. rezygnacja z niektórych funkcji, produktów lub usług lub zmiana istniejących funkcji, produktów lub usług świadczonych przez RIG ze względu  na dalszą niemożność świadczenia danej usługi w dotychczasowej formie lub udostępniania funkcji w dotychczasowej formie lub oferowania produktu,
    5. konieczność doprecyzowania postanowień Regulaminu lub wprowadzenia zmian redakcyjnych.
  1. RIG poinformuje Użytkowników o zmianie Regulaminu i o dacie wejścia w życie zmienionego Regulaminu przesyłając stosowną wiadomość na adresy e-mail Użytkowników.
  2. Zmiany Regulaminu obowiązują Użytkowników od terminu określonego przez RIG, nie krótszego niż 7 dni kalendarzowych od poinformowania Użytkowników o zmianie, chyba że w tym terminie Użytkownik wypowie Umowę. Okres wypowiedzenia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną wynosi 2 dni robocze. Wypowiedzenie należy przesłać na adres e-mail wskazany przez RIG w zawiadomieniu o zmianie Regulaminu. Jeżeli Użytkownik nie wypowie Umowy przed upływem 14 dni od dnia poinformowania Użytkownika o zmianach, przyjmuje się, że wyraża zgodę na zmiany.
  3. RIG ma prawo dokonać zmiany numerów telefonu, stron www lub innych podanych danych teleadresowych poprzez przesłanie informacji na ten temat na adres e-mail lub udostępnienie takiej informacji w Aplikacji. Dokonanie zmian, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, nie stanowi zamiany Regulaminu.

Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie i zgodnie z jego przepisami winny być interpretowane postanowienia Regulaminu.
  2. Użytkownik ponosi koszty korzystania ze środków porozumiewania się na odległość, w szczególności z sieci telekomunikacyjnej, według taryfy swojego operatora.
  3. Jeżeli którykolwiek z punktów Regulaminu stanie się z jakichkolwiek przyczyn nieważny lub nieskuteczny, pozostaje to bez wpływu na ważność i skuteczność pozostałych punktów Regulaminu.
  4. Klient oświadcza, że przed zawarciem Umowy zapoznał się z Regulaminem i załącznikami stanowiącymi jego integralną część, a poprzez zapłatę umówionego wynagrodzenia, akceptuje ich treść i zobowiązuje się je przestrzegać.
  5. Integralną częścią Regulaminu stanowią załączniki.